Зачёт НДФЛ по патенту иностранного работника в 2026 году: инструкция для работодателя

Иностранный сотрудник оплачивает патент, а работодатель удерживает НДФЛ из его зарплаты. Почему возникают два платежа и можно ли уменьшить налог?

Закон позволяет учитывать фиксированные авансовые платежи по патенту при расчёте НДФЛ с трудовых доходов. Однако бухгалтерия не может сделать это только по чеку работника: сначала необходимо получить уведомление налоговой инспекции. Об этом ФНС напомнила в разъяснении для работодателей от 25 сентября 2026 года.

Разберём, какие документы нужны для зачёта, как он влияет на зарплату и что происходит при смене работодателя. Инструкция предназначена прежде всего для организаций и ИП, у которых работают иностранные граждане по патенту.

Что означает зачёт НДФЛ по патенту

Регулярная «оплата патента» — это фиксированный авансовый платёж по НДФЛ. Его вносят за период действия патента. Размер зависит от установленных на соответствующий год коэффициентов, включая региональный.

Когда работодатель рассчитывает НДФЛ с зарплаты, уплаченные авансы могут уменьшить сумму налога. Порядок установлен статьёй 227.1 Налогового кодекса РФ.

Зачёт касается именно налоговых авансов. Расходы на медицинское освидетельствование, экзамен, переводы документов или услуги по оформлению патента в эту сумму не входят.

При этом уменьшается налог, а начисленная зарплата остаётся прежней. Поэтому при прочих равных сотрудник получает на руки больше.

Какие документы нужны от работника

Для уменьшения НДФЛ работник передаёт работодателю:

• письменное заявление об уменьшении налога на фиксированные авансовые платежи;

• документы, подтверждающие уплату этих авансов.

Бухгалтерии также понадобятся сведения о работнике и его патенте, чтобы правильно оформить обращение в инспекцию и сопоставить платежи с нужным человеком и периодом.

Практически удобно хранить вместе копию патента, заявление и подтверждения оплаты. В платёжных документах нужно проверить идентифицирующие сведения, сумму и назначение платежа. Нечитаемый скриншот лучше заменить полноценной квитанцией или банковским документом.

Чеки и заявление работника — необходимая часть оформления, но они не заменяют уведомление ФНС. Это прямо следует из разъяснения налоговой службы.

Как работодателю получить уведомление ФНС

Работодатель направляет в инспекцию по месту своего учёта заявление о подтверждении права на уменьшение НДФЛ.

Для выдачи уведомления у налоговой должны быть сведения от миграционных органов о патенте и заключённом трудовом либо гражданско-правовом договоре. Кроме того, за этот же год уведомление в отношении работника не должно быть ранее направлено другому налоговому агенту.

Предусмотренный законом срок направления уведомления — не более 10 рабочих дней со дня получения заявления при выполнении установленных условий.

После получения документа бухгалтерия проверяет, к какому работнику и налоговому периоду он относится, и применяет уменьшение. Основания и порядок выдачи закреплены в пункте 6 статьи 227.1 НК РФ.

Если уведомление не выдано, стоит выяснить причину в инспекции: проверить сведения о договоре, патенте и наличие ранее выданного уведомления. Самостоятельно начинать зачёт до подтверждения права нельзя.

Пример расчёта НДФЛ с учётом патента

Рассмотрим условный пример за месяц. Предположим, что:

• начисленная зарплата составляет 100 000 рублей;

• к доходу в этом примере применяется ставка 13%;

• сумма авансов по патенту, которую можно учесть, — 10 000 рублей;

• уведомление ФНС получено, документы проверены;

• других удержаний и корректировок нет.

В примере сотрудник уже внёс 10 000 рублей авансом. После зачёта из зарплаты удерживается оставшаяся часть налога — 3 000 рублей.

10 000 рублей здесь — условная сумма для объяснения расчёта, а не установленная стоимость патента в конкретном регионе.

Ставка 13% тоже применяется не ко всем доходам без ограничений. Для трудовых доходов иностранцев, работающих по патенту, действует прогрессивная шкала 13-22% независимо от налогового резидентства. Поэтому фактический расчёт бухгалтерия делает с учётом доходов и правил соответствующего периода. Подробнее - в разъяснении ФНС о НДФЛ иностранных работников в 2026 году.

Можно ли пересчитать налог, если уведомление пришло позже

Да. Получение уведомления в середине года само по себе не означает, что авансы можно учитывать только начиная с этого месяца.

ФНС разъясняет: уменьшение возможно за соответствующий налоговый период, в том числе за предшествующие получению уведомления месяцы, при наличии оснований и подтверждающих документов. Поэтому бухгалтерии следует проверить ранее исчисленный налог и платежи работника за этот год. Такое пояснение содержится в публикации ФНС от 24 июля 2026 года.

Если после перерасчёта образовался излишне удержанный НДФЛ, его возврат оформляется отдельно. По общему правилу работник подаёт работодателю письменное заявление с реквизитами банковского счёта, а возврат производится в течение трёх месяцев со дня получения заявления. Этот порядок предусмотрен статьёй 231 НК РФ.

Что делать при смене работодателя

В течение одного календарного года уменьшение НДФЛ на авансы по патенту производится только у одного налогового агента по выбору работника.

Поэтому при переходе в другую компанию нужно выяснить, выдавалось ли прежнему работодателю уведомление на текущий год.

Если уведомление уже было выдано предыдущему работодателю, новая компания не может продолжить зачёт по его документу или автоматически получить второе уведомление за тот же год.

Если уведомление ранее не выдавалось, новый работодатель может обратиться за ним при выполнении остальных условий.

Ограничение действует в пределах налогового периода, а не только при одновременной работе в двух организациях. Оно установлено пунктом 6 статьи 227.1 НК РФ.

Вернут ли разницу, если авансы больше годового НДФЛ

Здесь нужно различать две ситуации.

Работодатель излишне удержал налог из зарплаты. После проверки и перерасчёта такую сумму можно вернуть по правилам статьи 231 НК РФ.

Сумма авансов по патенту оказалась больше НДФЛ, рассчитанного по итогам года. Такое превышение не признаётся излишне уплаченным налогом и не подлежит возврату или зачёту. Это правило ФНС поясняет на странице об уплате НДФЛ физическими лицами.

Например, если относящиеся к году авансы составили 120 000 рублей, а исчисленный за год налог - 100 000 рублей, разницу в 20 000 рублей нельзя автоматически потребовать вернуть как переплату.

Именно поэтому обещание «вернуть всю стоимость патента» некорректно: результат зависит от доходов, платежей и оснований для уменьшения налога.

Нужно ли продолжать оплачивать патент после зачёта

Да. Уменьшение налога с зарплаты не отменяет внесение следующих фиксированных авансов.

Платёж необходимо вносить до начала оплачиваемого периода. Сроки оплаты и налоговый расчёт работодателя нужно контролировать отдельно. Правило об авансовой уплате приведено в разъяснениях ФНС.

О сроках действия документа и порядке оплаты читайте в инструкции «Продление патента для иностранных граждан в 2026 году».

Что проверить работодателю перед расчётом зарплаты

Удобно вести по каждому работнику короткую контрольную карточку:

• заявление работника получено;

• подтверждения оплаты собраны и проверены;

• уведомление ФНС получено на нужный год;

• проверен вопрос о зачёте у предыдущего работодателя;

• платежи распределены по соответствующим периодам;

• при позднем получении уведомления проверена необходимость перерасчёта;

• сроки следующей оплаты патента находятся под контролем.

Кадровые сведения и налоговые расчёты должны согласовываться между собой. Отдельно мы разбирали, как ФНС передаёт МВД сведения о доходах иностранных граждан.

Если в компании работают иностранные сотрудники, специалисты Миграционного сервиса РЕЗИДЕНТ помогут проверить их миграционные документы и определить вопросы, которые нужно согласовать с бухгалтерией. Обратитесь за консультацией, чтобы разобрать ситуацию по конкретному работнику.

Материал подготовлен 9 октября 2026 года.